TÀI LIỆUHỆ THỐNG

Documentation
/
Loading menu...
Tcano Logo
/
Hướng dẫn bán hàng [Seller]
Sử dụng Seller Center [Seller]
Đăng bán & Quy định kỹ thuật [Seller]
Quy định đóng gói [Seller]
Đổi trả, khiếu nại & vi phạm [Seller]
Thanh toán & đối soát [Seller]
Quy định trừ điểm - Sao Quả Tạ [Seller]
Docs Online
v1.0.0

ĐỔI TRẢ, KHIẾU NẠI & VI PHẠM HƯỚNG DẪN CHO NGƯỜI BÁN

SELLER CENTER OPERATION

Ngày cập nhật: 28/09/2026
Phiên bản: 1.0.0
I.

Mục đích của tài liệu này

1.1.

Bối cảnh thực tế

Trong một marketplace, giao dịch không kết thúc ở thời điểm giao hàng thành công. Các tình huống như nhận sai hàng, thiếu hàng, hàng lỗi hoặc tranh chấp về chất lượng đều có thể phát sinh.
1.1.

Nhận sai hàng hoặc thiếu hàng

1.2.

Hàng lỗi, hư hỏng hoặc trầy xước

1.3.

Giao hàng trễ so với cam kết

1.4.

Tranh chấp về tình trạng hàng hóa

1.5.

Khiếu nại về bảo hành hoặc cam kết sau bán

Tác động đến Seller: Việc xử lý đổi trả, khiếu nại không chỉ là xử lý rủi ro mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ hoàn hàng, đánh giá của người mua, chi phí vận hành và đặc biệt là uy tín của Seller trên nền tảng.
II.

Nguyên tắc chung khi xử lý

Trung thực & Kịp thời

Phản hồi đúng thông tin và đúng thời hạn quy định của hệ thống.

Hợp tác làm rõ

Cung cấp bằng chứng đầy đủ khi có tranh chấp, không né tránh yêu cầu từ Tcano.

Tôn trọng người mua

Không gây áp lực buộc khách rút khiếu nại trái quy định hoặc lôi kéo khách ra ngoài hệ thống.

2.
Theo Nghị định 52, seller trên sàn phải cung cấp đầy đủ thông tin hàng hóa, bảo đảm tính chính xác trung thực và tuân thủ các cơ chế giải quyết tranh chấp công khai của sàn.
III.

Khi nào đơn hàng phát sinh đổi trả

3.1.

Các nhóm tình huống phổ biến

3.1.

Hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, trầy xước, móp méo hoặc bể vỡ.

3.2.

Giao sai sản phẩm, sai biến thể (màu sắc, kích cỡ) hoặc sai số lượng.

3.3.

Hàng thiếu phụ kiện hoặc thiếu thành phần đi kèm.

3.4.

Hàng không đúng mô tả đã đăng trên Tcano.

3.5.

Sự cố trong quá trình vận chuyển làm ảnh hưởng chất lượng.

Lưu ý: Không phải mọi yêu cầu đổi trả đều đồng nghĩa với lỗi của Người bán, nhưng bạn bắt buộc phải tham gia xử lý và phản hồi theo quy trình của nền tảng.
IV.

Các trạng thái xử lý trên Tcano

Trạng tháiÝ nghĩaHành động của Người bán
Tất cả yêu cầuHiển thị toàn bộ lịch sử tranh chấp/bảo hành.Theo dõi tổng quan.
Cần Người bán phản hồiTcano yêu cầu phản hồi trong thời hạn quy định.Ưu tiên xử lý ngay lập tức.
Đang xử lý khiếu nạiTcano đang xem xét tài liệu và bằng chứng từ các bên.Theo dõi và bổ sung thông tin nếu được yêu cầu.
Đã có kết quả cuối cùngYêu cầu đã được giải quyết (hoàn tiền/đổi hàng/từ chối).Thực hiện hậu xử lý (ghi nhận hàng hoàn, kho, tài chính).
Đã hủy / đóngYêu cầu không còn hiệu lực hoặc đã kết thúc.Lưu hồ sơ nội bộ nếu cần đào tạo.
V.

Cách kiểm tra yêu cầu trong Seller Center

5.1.

Các bước thực hiện

5.1.

Đăng nhập Seller Center.

5.2.

Mở khu vực Đơn hàng > Đổi trả trên Tcano.

5.3.

Sử dụng bộ lọc: Mã yêu cầu, mã đơn hàng, thông tin người mua hoặc trạng thái.

5.4.

Mở chi tiết yêu cầu để xem lý do khách hàng, bằng chứng ảnh/video và thời hạn phản hồi.

Xem kỹ bằng chứng

Không nên phản hồi vội vã. Hãy đọc đầy đủ lịch sử trao đổi và đề xuất của hệ thống.

VI.

Cách phản hồi yêu cầu đổi trả

6.1.

Các phương án phản hồi

6.1.

Đồng ý: Chấp nhận yêu cầu của người mua (lỗi rõ ràng từ phía Seller).

6.2.

Khiếu nại / Đề xuất khác: Nếu bằng chứng của khách chưa rõ hoặc có dấu hiệu nhầm lẫn.

6.3.

Yêu cầu bổ sung: Đề nghị khách cung cấp thêm bằng chứng nếu chính sách cho phép.

Nguyên tắc phản hồi: Phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung, dựa trên bằng chứng và tránh tranh cãi cảm tính hoặc dùng ngôn ngữ công kích.
VII.

Bằng chứng Người bán nên chuẩn bị

7.1.

Danh mục bằng chứng cần thiết

Trong phần lớn tranh chấp, bằng chứng quyết định chất lượng xử lý. Seller nên có quy trình chụp ảnh/kiểm hàng chuẩn.
7.1.

Ảnh sản phẩm và bao bì trước khi đóng gói.

7.2.

Ảnh mã đơn / nhãn dán trên kiện hàng.

7.3.

Biên bản kiểm hàng nội bộ hoặc video đóng gói đơn hàng.

7.4.

Lịch sử chat với khách hàng trong hệ thống.

7.5.

Video/ảnh kiểm tra hàng hoàn khi hàng quay về Seller.

Cấm tuyệt đối: Không chỉnh sửa, cắt ghép hoặc làm sai lệch bằng chứng dưới mọi hình thức.
VIII.

Cách xử lý hàng hoàn sau khi nhận lại

Kiểm tra kiện hàng

Kiểm tra kiện hàng

Xem mã vận đơn và tình trạng bao bì bên ngoài.

Mở kiện & Quay video

Mở kiện & Quay video

Kiểm tra sản phẩm chính, phụ kiện, tem/seal.

Phân loại hàng

Phân loại hàng

Xác định hàng có thể nhập lại tồn hay cần sửa chữa.

IX.

Khiếu nại trong trường hợp tranh chấp

9.1.

Khi nào nên khiếu nại?

9.1.

Bạn có đủ bằng chứng rõ ràng bảo vệ quan điểm.

9.2.

Yêu cầu của Người mua không phù hợp với chính sách đổi trả.

9.3.

Có dấu hiệu gian lận hoặc lạm dụng chính sách từ phía người mua.

9.2.

Cấu trúc trình bày khiếu nại

9.1.

Mã đơn / Mã yêu cầu.

9.2.

Quyết định bạn đang không đồng ý.

9.3.

Lý do cụ thể và bằng chứng đính kèm.

9.4.

Đề xuất hướng xử lý mong muốn.

X.

Các hành vi vi phạm cần tránh

Không hợp tác xử lý

Không phản hồi hoặc cố tình né tránh phối hợp khi có khiếu nại.

Gian lận giao dịch

Tự đặt đơn ảo, đánh giá ảo hoặc lôi kéo khách giao dịch ngoài sàn.

Cạnh tranh không lành mạnh

Phá hoại Seller khác bằng cách đặt đơn ảo hoặc đánh giá xấu giả mạo.

10.2.

Hàng cấm & Hàng giả

Seller phải tuyệt đối tránh bán hàng cấm, hàng giả, hàng nhái hoặc vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
XI.

Hậu quả khi vi phạm

1.
Tùy mức độ, Tcano có thể áp dụng một hoặc nhiều biện pháp chế tài tương xứng:
11.1.

Nhắc nhở hoặc cảnh báo chính thức.

11.2.

Yêu cầu chỉnh sửa, gỡ bỏ sản phẩm vi phạm.

11.3.

Tạm khóa tính năng hoặc khóa vĩnh viễn gian hàng.

11.4.

Trì hoãn, phong tỏa thanh toán hoặc khấu trừ tài chính.

11.5.

Chấm dứt quyền bán hàng trên nền tảng.

XII.

Câu hỏi thường gặp

XIII.

Tài liệu liên quan

[Bắt đầu]Bắt đầu bán hàng / Đăng ký người bán
[Vận hành]Sử dụng Seller Center
[Sản phẩm]Đăng sản phẩm & quy định đăng bán
[Giao nhận]Quản lý đơn hàng & vận hành giao hàng

Lịch sử cập nhật

28/09/2026

Phiên bản này được công bố chính thức và có hiệu lực sau 7 ngày.

GIÁM ĐỐC SÀN TMĐT TCANO

(Ký tên và đóng dấu)

Đã ký và đóng dấu

TCANO

Ngày: 28/09/2026

© 2026 TCano Ecosystem. Tất cả các quyền được bảo lưu.

MỌI HÀNH VI SAO CHÉP, TRÍCH DẪN NỘI DUNG TÀI LIỆU NÀY KHI CHƯA ĐƯỢC SỰ ĐỒNG Ý CỦA TCANO LÀ VI PHẠM PHÁP LUẬT VỀ SỞ HỮU TRÍ TUỆ VÀ SẼ BỊ TRUY CỨU TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ.